Facturae y FACe: cómo facturar a la Administración pública
Vender a la Administración pública tiene una particularidad: no basta con enviar tu factura habitual en PDF. Desde la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica, los proveedores del sector público deben facturar en un formato concreto —Facturae— y presentarla por un canal concreto —FACe u otro punto de entrada equivalente—. Aquí tienes qué es cada cosa y cómo se hace, sin líos.
Qué es Facturae
Facturae es el formato oficial español de factura electrónica estructurada: un fichero XML con un esquema normalizado (datos del emisor, del receptor, líneas de factura, impuestos…) que además va firmado electrónicamente. No es una factura en PDF con apariencia de "electrónica": es un fichero de datos que los sistemas de la Administración pueden leer y procesar de forma automática.
Qué es FACe
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado: la "ventanilla" única por la que subes tu factura Facturae para que llegue al organismo que te la ha pedido. Muchas comunidades autónomas y ayuntamientos tienen su propio punto de entrada (a veces conectado a FACe, a veces aparte), así que conviene confirmar con el organismo cliente cuál usa.
¿A quién obliga?
La obligación alcanza a quien presta servicios o vende a una Administración pública como proveedor, con algunas excepciones según el tipo de entidad y el importe de la factura que fija la normativa y cada organismo. Si vas a facturar a un ente público, confirma con el propio organismo (o en la sede de FACe) si tu factura concreta está exenta o debe ir por este canal.
Cómo se factura, paso a paso
1. Identifica los códigos DIR3 del organismo: órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable. Te los debe facilitar quien te ha hecho el pedido o el propio organismo; son imprescindibles para que la factura llegue a quien tiene que tramitarla.
2. Genera la factura en formato Facturae con los datos de la operación y los códigos DIR3, y fírmala electrónicamente con tu certificado digital.
3. Súbela a FACe (o al punto de entrada que corresponda) desde su sede electrónica, con tu certificado digital para identificarte.
4. Haz seguimiento del estado: registrada, contabilizada, reconocida la obligación de pago, pagada o rechazada. FACe permite consultar en qué fase está cada factura.
¿Es lo mismo que VERI*FACTU?
No. Facturae/FACe es el formato y el canal para facturar al sector público (B2G); VERI*FACTU es el sistema antifraude de la AEAT sobre el registro de tus facturas (huella encadenada, QR), pensado sobre todo para operaciones entre empresas y con particulares. No son incompatibles: una factura a la Administración puede necesitar el formato Facturae y, además, tu programa puede llevar el registro VERI*FACTU de esa misma operación.
Qué hacer si es tu caso
Si facturas de forma habitual a un organismo público, lo más práctico es un programa que genere directamente el fichero Facturae y lo envíe a FACe. Numiq ya genera el XML Facturae 3.2.2 de cualquiera de tus facturas (descargable desde el listado de facturas), listo para el formato que exige la Administración y que será la base de la factura electrónica obligatoria entre empresas de la Ley Crea y Crece. De momento el XML sale sin firmar: la firma con certificado (XAdES) y el envío automático a FACe están en camino; hoy lo firmas y lo presentas tú en FACe.
Información general; los requisitos, exenciones y el canal exacto los fija cada Administración. Consulta la sede electrónica de FACe (face.gob.es) o al propio organismo para tu caso concreto.