Gastos NO deducibles del autónomo (aunque tengas factura)
La pregunta más habitual sobre gastos no es «¿qué puedo deducirme?» sino la contraria: «tengo la factura, ¿por qué no me deja Hacienda meter este gasto?». Tener factura es necesario, pero no es suficiente. Esta guía repasa los gastos que, por su naturaleza, no son deducibles aunque los hayas pagado y tengas el justificante en regla.
Multas, sanciones y recargos: nunca
Las multas de tráfico, las sanciones administrativas y los recargos (incluidos los que impone la propia Hacienda por presentar tarde) no son gasto deducible bajo ningún supuesto. Da igual que estén relacionadas con tu actividad (una multa de la furgoneta con la que trabajas, por ejemplo): la norma las excluye expresamente, precisamente para que una infracción no se convierta en un ahorro fiscal.
Donativos: no son gasto de la actividad
Una donación a una ONG o entidad sin fines lucrativos no reduce tu beneficio como gasto, porque no está vinculada a tu actividad económica: es un acto de liberalidad. Eso no significa que no tenga ningún efecto fiscal: puede dar derecho a una deducción en la cuota del IRPF (no en el cálculo del beneficio), con sus propios requisitos y certificado de la entidad. Son dos mecanismos distintos y conviene no confundirlos.
El IRPF que pagas tú mismo
El IRPF que tributas por tu actividad es la consecuencia de tu beneficio, no un gasto para calcularlo: no puedes deducirte tu propio impuesto sobre la renta. Es distinto de la cuota de Seguridad Social (RETA), que sí es gasto deducible porque es un coste de desarrollar la actividad, no un impuesto sobre el resultado.
El coche sin afectación exclusiva
El vehículo es, probablemente, la fuente de más conflictos con Hacienda. La regla general exige afectación exclusiva a la actividad: si lo usas también para tu vida particular (llevar a los niños al colegio, ir de vacaciones), en el caso general no es deducible, ni el gasto de compra o renting ni el IVA soportado, aunque "algo" lo uses para trabajar. Hay excepciones por tipo de actividad (transporte de viajeros o mercancías, autoescuelas, comerciales con desplazamiento habitual y poco más), pero son tasadas, no un criterio que se aplique a cualquier autónomo que conduzca para visitar clientes de vez en cuando. Si tu actividad no está en esa lista, confirma con tu asesor antes de deducirte el vehículo.
Gastos personales sin relación con tu actividad
Ropa de calle, una compra del supermercado para tu casa, una suscripción que no usas para trabajar: aunque la factura esté a tu nombre, si no hay vínculo con tu actividad no es deducible. La ropa es un caso típico de duda: solo se admite si es ropa específica de trabajo (uniforme, equipo de protección), no ropa de calle que también podrías ponerte fuera del trabajo.
Gastos de representación: deducibles, pero con límite
Las comidas o atenciones con clientes y proveedores sí pueden ser gasto deducible como "gastos de relaciones públicas", pero no sin límite: la normativa del IRPF fija un tope sobre el importe neto de tu cifra de negocio para este tipo de gasto conjunto, y exige que quede justificado el vínculo con la actividad (con quién, por qué). Una comida sin ninguna relación acreditada con un cliente o proveedor no entra en esta categoría, por mucho que tengas el ticket.
Sin factura completa, no hay deducción
Un simple ticket de compra, sin tus datos fiscales, normalmente no basta para justificar un gasto relevante: necesitas una factura completa, con tu NIF, para que Hacienda la admita sin discusión. Si compras habitualmente en comercios que solo dan ticket, pide la factura cuando el importe lo justifique.
Cómo lo lleva Numiq
En Numiq cada gasto se registra con su porcentaje deducible de IVA e IRPF, de forma que el criterio queda aplicado desde el primer día y no al revisar la declaración meses después. Si subes la factura del proveedor, la IA te propone la cuenta contable y si es o no deducible, para que no se te cuele un gasto que luego Hacienda rechace. Puedes probarlo con tus propios datos: 30 días de prueba gratuitos, sin tarjeta y sin permanencia.
Información general; los límites y excepciones exactos (gastos de representación, afectación de vehículos, requisitos de deducciones por donativos) los fija la normativa del IRPF y pueden cambiar. Confírmalos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o con tu asesor.