Verifactu para gestorías y asesorías: cómo gestionar Verifactu de varios clientes

Si eres gestoría o asesoría y llevas la facturación, la contabilidad o los impuestos de varios autónomos y sociedades, VERI*FACTU no es un cambio que afecte a un solo negocio: afecta a cada uno de tus clientes, con sus propios plazos y su propio software. Esta guía repasa qué cambia para una asesoría y cómo organizarse para no acabar revisando cliente por cliente a mano.

Por qué es distinto para una asesoría

Un autónomo o una SL solo tiene que preocuparse de su propio cumplimiento. Una asesoría, en cambio, suele estar en una de estas situaciones con cada cliente:

• El cliente emite sus propias facturas con un programa, y la asesoría solo recibe los datos para llevar la contabilidad y los impuestos. Aquí el riesgo es que el programa del cliente no sea conforme con el reglamento (sin huella, sin QR, sin declaración responsable del fabricante) y la asesoría reciba facturas que luego no cuadran o que generan dudas en una inspección.
• La asesoría emite las facturas por el cliente (gestión integral), y entonces sí es responsabilidad directa suya usar un software conforme para cada uno.
• El cliente factura a mano o con Excel y la asesoría es quien le tiene que avisar de que eso deja de ser válido cuando le llegue su fecha de obligación.

Con el aplazamiento, todos tus clientes comparten fecha

Está previsto que la entrada en vigor se aplace al 6 de octubre de 2028 para todos a la vez, tanto sociedades (SL, SA, cooperativas) como autónomos y demás personas físicas, para alinearlo con la factura electrónica obligatoria (Orden HAC/1028/2026). El RD-ley 15/2025 había fijado antes dos fechas distintas (enero de 2027 para sociedades y julio de 2027 para el resto); ese calendario se aplaza, aunque el cambio está anunciado pero pendiente de publicación. Los fabricantes de software ya debían cumplir desde el 29 de julio de 2025. Con una cartera mixta, ahora vigilas una sola fecha en lugar de dos, pero conviene confirmarla cuando se publique. Puedes ver el detalle completo en la guía de calendario y plazos.

Qué preguntar a cada cliente (sin dar nada por hecho)

Antes de la fecha que le corresponda, conviene revisar con cada cliente: qué programa usa para facturar (y si figura como conforme, con declaración responsable del fabricante); si genera huella encadenada y QR en cada factura; si numera sin huecos; y si sabe si va a operar en modo VERI*FACTU (con envío a la AEAT) o en el otro modo permitido por el reglamento sin remisión inmediata. No lo des por supuesto aunque el cliente lleve años con el mismo programa: el cumplimiento depende de que el fabricante lo haya actualizado, no de la antigüedad del programa.

Cómo organizarlo sin multiplicar el trabajo

Migrar cliente a cliente, cada uno con un programa distinto, es lo que más tiempo consume. Tiene más sentido, cuando es posible, unificar el software de facturación de varios clientes en una misma herramienta: reduce el trabajo de comprobar la conformidad uno por uno, facilita recibir los datos ya listos para la contabilidad (en vez de reintroducirlos a mano) y simplifica el traspaso de asientos hacia el programa de la asesoría si esta lleva la contabilidad de forma centralizada.

Cómo lo cubre Numiq

Numiq permite dar acceso por invitación a una asesoría sobre la empresa de un cliente (sin que la asesoría tenga que crear una cuenta nueva por cada uno), con facturación VERI*FACTU (huella SHA-256 encadenada, QR y numeración correlativa desde el primer día) tanto para autónomos como para sociedades, y traspaso de los asientos contables para que la asesoría presente los modelos correspondientes. La prueba es de 30 días, sin tarjeta y sin permanencia, así que puedes probarlo primero con un cliente antes de plantearlo al resto de tu cartera.

Si tu cliente te pregunta qué suele costar llevar la facturación con una gestoría y cuánto puede ahorrarse haciéndola él mismo, tienes esa comparativa en cuánto cuesta un gestor para autónomos y cómo reducir esa factura.

Información general; las fechas, umbrales y obligaciones exactas los fija la ley y pueden ajustarse. Confirma cada caso en la sede electrónica de la AEAT o con tu propio criterio profesional.