Contabilidad de existencias para autónomos y pymes: qué es y cómo llevarla bien
Si tu negocio compra o fabrica productos para vender, tienes existencias (también llamadas inventario o stock) y eso tiene una parte contable que va más allá de "saber cuánto queda en el almacén": afecta directamente a tu resultado del ejercicio y, por tanto, a tus impuestos. Esta guía explica los conceptos básicos sin tecnicismos.
Qué son las existencias en contabilidad
En el Plan General de Contabilidad las existencias se agrupan en el grupo 3: mercaderías (lo que compras para revender tal cual), materias primas, productos en curso y productos terminados (si fabricas o transformas). Son un activo: mientras no se venden, forman parte de lo que vale tu negocio, no de lo que has gastado.
Por qué importa la variación de existencias
Cuando compras mercadería, ese importe no es un gasto del ejercicio en el momento de la compra: es una entrada en el almacén. Lo que de verdad afecta a tu cuenta de resultados es lo que realmente has vendido, no lo que has comprado. Por eso se calcula la variación de existencias: la diferencia entre las existencias iniciales (lo que tenías al empezar el periodo) y las finales (lo que te queda al cerrarlo).
- Si las existencias finales son mayores que las iniciales, has comprado más de lo que has vendido: parte de la compra queda "guardada" en el almacén y no reduce tu resultado todavía.
- Si las existencias finales son menores, has vendido de lo que tenías acumulado: ese consumo de stock sí reduce el resultado del periodo, aunque no lo hayas comprado ahora.
Llevar mal esta cuenta es un error habitual en negocios pequeños: si no ajustas la variación de existencias, tu beneficio del ejercicio sale mal (y con él, la base para el Impuesto sobre Sociedades o tu IRPF en estimación directa).
Cómo se valoran las existencias: el PMP
Para calcular ese ajuste hace falta saber cuánto vale lo que tienes en el almacén, y eso exige un método de valoración. El más habitual y el que exige menos mantenimiento es el precio medio ponderado (PMP): cada vez que compras a un precio distinto, se recalcula el coste medio del artículo, de modo que el valor del inventario y el coste de lo que vendes reflejan lo que realmente te ha costado. Lo explicamos con más detalle en programa de facturación con control de stock.
Qué es la rotación de existencias y por qué importa
Más allá de la contabilidad, la rotación de existencias es un indicador de gestión: mide, a grandes rasgos, cuántas veces se renueva tu stock en un periodo (relacionando el coste de lo vendido con el valor medio del inventario). Una rotación baja suele avisar de que tienes dinero inmovilizado en artículos que apenas se mueven —con el riesgo añadido de que se queden obsoletos o pierdan valor—; una rotación muy alta puede avisar de que te quedas sin stock con demasiada frecuencia y pierdes ventas. No hay un número "correcto" universal: depende del sector y del tipo de producto, y lo útil es comparar tu propia evolución en el tiempo, no un valor de referencia genérico.
Organizar las existencias por grupos
Cuando el catálogo crece, agrupar los artículos por categorías (materia prima, producto terminado, línea de negocio, familia de producto...) ayuda a leer el almacén de un vistazo y a calcular la rotación por grupo en vez de solo en global, que es donde suelen esconderse los artículos problemáticos.
Cómo lo cubre Numiq
En Numiq la gestión de existencias está integrada con la contabilidad, no es una hoja aparte: los artículos se organizan en grupos, se valoran a PMP, y cada venta o compra mueve el stock y genera el asiento correspondiente, de modo que la variación de existencias del cierre coincide con lo que de verdad ha pasado en el almacén. El informe de analítica permite ver la cuenta de resultados por línea de negocio, cliente o canal, cuadrando siempre con el total del negocio. Todo esto dentro del mismo programa con el que facturas en VERI*FACTU, desde 9 €/mes (IVA incluido), con 30 días de prueba sin tarjeta y sin permanencia.
Información general sobre contabilidad de existencias; el tratamiento contable y fiscal exacto de tu caso (criterios de valoración admitidos, deterioros, régimen fiscal aplicable) consúltalo en la sede electrónica de la AEAT o con tu asesor.