Factura rectificativa: qué es, cuándo se emite y cómo se hace
Te has dado cuenta de que una factura ya emitida tiene un error, o necesitas anular parte de lo facturado (una devolución, un descuento posterior, un cliente que no va a pagar). En un sistema VERI*FACTU no se borra ni se renumera una factura ya emitida: se corrige con una factura rectificativa, que queda encadenada a la original sin romper el registro.
¿Qué es una factura rectificativa?
Es una factura nueva, con su propio número correlativo dentro de su serie, que hace referencia a la factura que rectifica y recoge la corrección. La factura original no desaparece: queda conservada, y la rectificativa se suma al histórico como un documento más, verificable igual que cualquier otra.
Los dos modos de rectificar: por diferencias o por sustitución
- Por diferencias: la rectificativa recoge solo el ajuste respecto a la factura original (por ejemplo, si el error fue de importe, la diferencia entre lo facturado y lo correcto; puede ir en positivo o en negativo).
- Por sustitución: la rectificativa sustituye por completo los importes de la original, que queda anulada en su totalidad y reemplazada por los nuevos datos.
Cuál usar depende del caso concreto; si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEAT antes de emitirla, porque no se puede deshacer una vez enviada.
Los tipos de factura rectificativa: R1 a R5
La AEAT clasifica las rectificativas por el motivo de la corrección, con los códigos R1, R2, R3, R4 y R5 (frente a F1 factura completa y F2 factura simplificada, que son las facturas normales). En líneas generales: R1 cubre errores fundados en derecho y el concurso de acreedores, R3 las devoluciones de envases/embalajes o los descuentos por volumen de operaciones, R4 el resto de causas no recogidas en los anteriores, y R5 cuando la factura que se rectifica era, a su vez, una factura simplificada. Para el detalle exacto de cada supuesto, la referencia es siempre la normativa y las especificaciones técnicas de la AEAT.
Cómo se hace, paso a paso
- Localiza la factura original que quieres corregir (por serie y número).
- Emite una factura nueva indicando que es de tipo rectificativo y el código que corresponda (R1 a R5).
- Selecciona la factura original a la que hace referencia.
- Elige si es por diferencias (solo el ajuste) o por sustitución (sustituye el importe entero).
- Indica el importe rectificado. El programa genera su propio registro con huella encadenada y QR, igual que cualquier otra factura, y la conserva junto con la original.
Cómo se hace en Numiq
Al crear una factura en Numiq, el campo Tipo incluye F1 (completa), F2 (simplificada) y los cinco tipos de rectificativa: R1, R2, R3, R4 y R5. Al elegir un tipo R, aparece un bloque para seleccionar la factura original que rectificas y el modo de rectificación, por diferencias o por sustitución. Numiq genera la rectificativa con su propio número correlativo, su huella encadenada con el registro anterior y su código QR, sin tocar ni renumerar la factura original: ambas quedan conservadas y verificables.
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Información general y no exhaustiva. Los motivos exactos de cada tipo R1-R5 y su tratamiento en el IVA dependen de tu caso: consúltalos en la sede electrónica de la AEAT o con tu asesor antes de emitir la rectificativa.