Qué libros contables debe llevar un autónomo (y cómo llevarlos sin gestor)
Es una de las dudas más frecuentes al empezar como autónomo: «¿qué libro tengo que llevar exactamente?». La respuesta no es la misma para todo el mundo, depende del régimen de IRPF en el que estés. Esta guía repasa los tres casos y, por separado, lo que exige el IVA con independencia del régimen.
Estimación directa simplificada (la más habitual)
Es el régimen por defecto de la mayoría de autónomos que no superan el umbral de facturación para la modalidad normal. Los libros que toca llevar son:
- Libro registro de ventas e ingresos.
- Libro registro de compras y gastos.
- Libro registro de bienes de inversión, si tienes bienes amortizables (ordenador, mobiliario, maquinaria, un local). Ver amortización de bienes de inversión.
No hace falta llevar doble partida ni libro diario: con estos tres registros (ingresos, gastos y bienes de inversión) cumples tu obligación contable del IRPF.
Estimación directa normal
Se aplica cuando se supera el volumen de rendimientos íntegros del año anterior fijado para la modalidad simplificada, o cuando se renuncia expresamente a la simplificada. En este caso la obligación es más exigente: contabilidad ajustada al Código de Comercio, es decir, libro diario y cuentas anuales con doble partida, igual que una sociedad. Es el mismo nivel de exigencia que tiene una SL, aunque fiscalmente sigas tributando por IRPF y no por el Impuesto de Sociedades (puedes ver qué cambia realmente al dar el salto a sociedad en de autónomo a SL: qué cambia en tus impuestos).
Módulos (estimación objetiva)
Si tributas por módulos, la obligación contable se reduce a lo mínimo: el libro registro de bienes de inversión si amortizas algo, y el libro registro de ventas e ingresos solo si tu actividad concreta está obligada a llevarlo (por ejemplo, cuando hay operaciones con otros empresarios o profesionales que exigen factura completa). Qué actividades están dentro de módulos y sus particularidades concretas conviene confirmarlo con tu asesor o en la sede electrónica de la AEAT, porque depende de cada epígrafe.
El IVA va aparte, sea cual sea tu régimen de IRPF
Independientemente de cómo tributes en el IRPF, el IVA exige su propio libro registro de facturas emitidas y libro registro de facturas recibidas (y, si procede, libro de bienes de inversión a efectos de IVA y libro de determinadas operaciones intracomunitarias). No es el mismo libro que el de ingresos/gastos del IRPF, aunque ambos se construyan con las mismas facturas: uno justifica el modelo 303, el otro tu modelo 130 o tu IRPF anual. Si tu volumen de operaciones te obliga a llevarlos casi en tiempo real en la sede de la AEAT, eso es el SII, un caso distinto y mucho menos habitual.
Cómo llevarlos sin teclearlos dos veces
Si facturas con un programa que registra cada factura con número, fecha e importe (como exige VERI*FACTU), el libro registro de IVA ya existe por construcción: lo que necesitas es poder exportarlo en el formato que pide la AEAT, sin volver a introducir los datos a mano en una hoja aparte. Lo mismo con los gastos: si los registras una vez, el libro de compras y el de bienes de inversión salen de ahí.
Cómo lo hace Numiq
Numiq genera el libro registro de facturas expedidas y el libro registro de facturas recibidas en formato oficial, descargables desde tu cuenta, a partir de las facturas y gastos que ya tienes registrados, sin tener que mantenerlos aparte. Si estás en estimación directa normal o eres sociedad, la contabilidad de doble partida se lleva sola a partir de cada factura y cada gasto. Puedes probarlo con tus propios datos: 30 días de prueba gratuitos, sin tarjeta y sin permanencia.
Información general; los umbrales de cada régimen y las obligaciones exactas de tu caso los fija la AEAT. Consulta la sede electrónica de la Agencia Tributaria o a tu asesor para confirmarlos.